Apel Public pentru contractarea serviciilor de logistică în organizarea și desfășurarea primului Congres Național al Tinerilor Primari și Consilieri Locali

Context:

Constatând necesitatea promovării intereselor și subiectelor de actualitate a tinerilor și a sectorului de tineret pe agenda aleșilor locali și luând act de practica anterioară și cea internațională a platformelor de dialog al aleșilor locali, Consiliul Național al Tineretului din Moldova a inițiat procesul de creare a Platformei Tinerilor Primari și Consilieri Locali, care va fi lansată în cadrul primului Congres Național a Tinerilor Primari și Consilieri Locali. Activitatea urmează să aibă loc în or. Chișinău, în data de 24 februarie 2024, orele 11:00-15:00 cu participarea a cca 50-55 persoane.

În acest sens prin prezentul anunț CNTM invită toți furnizorii/companiile specializate în prestarea serviciilor  hoteliere și organizare de evenimente în raza orașul Chișinău, să expedieze oferta  de preţ, pentru contractarea serviciilor de organizare a evenimentului vizat și asigurarea părții  logistice  în organizarea și desfășurarea Conferinței Naționale a Tinerilor Primari și Consilieri Locali.

Pentru mai multe detalii referitor la conținutul dosarului de participare și criteriile de selecție, consultați documentul de mai jos:

Scop:
Scopul acestui apel este de a selecta un furnizor sau o firmă specializată în servicii de organizare de evenimente și logistică necesare pentru desfășurarea Conferinței/Congresului Național a Tinerilor Primari și Consilieri Locali din 24 februarie.

Responsabilități:

Furnizorul selectat va avea următoarele responsabilități:

- Identificarea și punerea la dispoziție a sălii de conferințe în Chișinău unde o să fie desfășurată activitatea pentru minim 50 pers.– max 60 pers.
- Asigurarea sălii cu echipament tehnic (ecran LED, echipament audio, proiector, ecran,laptop, conexiune la internet prin wi-fi), asigurând funcționarea corectă și în siguranță a acestuia pe întreaga durată a Conferinței.
- Asigurarea asistenței tehnice și personalului calificat pentru a gestiona și supraveghea corect utilizarea echipamentului în timpul evenimentului.
- Alimentare cu meniu variat pentru 55 participanți:
- Organizarea Pauzei de cafea de bun venit
- Prânz;
- Pauză de cafea pe final;
- Apă gazată/negazată (ambalat 0,5l) în sala de conferință.
- Organizarea serviciului foto și editare.
- Promovarea evenimentului pe social media.

Ofertă financiară:

•  Furnizorii sunt rugați să prezinte o ofertă financiară detaliată conform Anexei nr.1 (https://docs.google.com/document/d/1chtsuUF5ZzRGRLxsQg45CxocnqU_-
  PvVCnccrau_OJk/edit?usp=sharing ), care să includă prețurile pentru fiecare serviciu oferit. Prețurile vor fi indicate în lei moldovenești. Oferta trebuie să fie clară, transparentă și să cuprindă toate costurile asociate cu închirierea echipamentului tehnic, sală, pauză de cafea, Fourchet, servicii foto și cele de promovare.
• Prețul va include TVA, Taxe Vamale, Proceduri Vamale, în conformitate cu Hotărârea Guvernului nr.246 din 08.04.2010 (1981) „Cu privire la aprobarea listei creditelor și granturilor acordate guvernului Republicii Moldova sau acordate cu garanție de stat din contul cărora vor fi importate, achiziționate mărfuri (lucrări, servicii) scutite de plata TVA, Taxa Vamală și taxa pentru efectuarea procedurilor vamale”.

Cerințe față de prestatori:
Pentru a putea participa la acest apel, prestatorii trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

1. Să fie o companie sau furnizor cu experiență în servicii de logistică în organizarea de evenimente, demonstrând astfel competența și capacitatea de a asigura servicii de calitate.
2. Să poată furniza toate echipamentele specificate în cerințele apelul și să aibă disponibilitatea de a acoperi necesarul pentru evenimentul dat.
3. Să aibă personal calificat și competent în echipa lor, capabil să ofere asistență tehnică să gestioneze instalarea și utilizarea echipamentului și desfășurarea cu success a activității în ansamblu.

Servicii Solicitate:

1. Servicii de închiriere a sălii;
2. Servicii de închiriere a ecranului LED;
3. Servicii de închiriere a echipamentului audio;
4. Servicii foto și de promovare a evenimentului.;
5. Servicii Alimentare Participanți (pauză de cafea de bun venit și Fourchet la sfârșitul evenimentului).

Aceste cerințe asigură că furnizorul ales va fi capabil să ofere servicii profesionale și săcontribuie la buna organizare a Conferinței Naționale a Tinerilor Primari și Consilieri Locali din 24 februarie.

Modalitatea de participare
Dosarul candidatului/ei trebuie să conțină:
1. Copia Certificatului de Înregistrare sau a Deciziei legale care să ateste că societatea este înregistrată ca persoană juridică;
2. Alte documente, informații ce atesta corespunderea prestatorului de a oferi serviciile în cauză;
3. Anexa №.1, semnată și ștampilată conform cerințelor specificate în prezența cerere.

Oferta conform formatului specificat în anexa №.1 urmează a fi expediată la adresa de email: corespondenta@cntm.md cu mențiunea „Conferinței Naționale a Tinerilor Primari și Consilieri Locali” în subiectul mesajului.

Ofertanții pot depune o singură ofertă care va conține toate serviciile întregului Lot din cadrul prezentei cereri. Ofertele de preț vor fi evaluate pentru toate serviciile împreună per Lot și contractul va fi acordat companiei care oferă cel mai mic preț/calitate total evaluat per Lot, iar specificațiile tehnice corespund specificațiilor menționate în anexa №.1.

Deadline pentru depunerea dosarului: Termenul limită de prezentare a ofertelor este 31 Ianuarie 2021, ora locală 16:00. Ofertele întârziate vor fi respinse.

Evaluarea ofertei și acordarea contractului
Ofertele care vor corespunde cerințelor specificate în anexa №.1 vor fi evaluate prin compararea prețului total per Lot. La evaluarea ofertelor, CNTM va determina prețul de evaluare prin ajustarea prețurilor reieșind din corectarea eventualelor greșeli aritmetice după cum urmează;
(a) dacă există o discrepanță dintre cifre și litere, suma scrisă cu litere va prevala;
(b) dacă există o discrepanță dintre prețul unitar și prețul total pentru linia respectivă, prețul unitar va prevala;
(c) dacă un furnizor nu acceptă corectarea efectuată, oferta acestuia va fi respinsă.

Valabilitatea ofertei
Oferta de preț trebuie să fie valabilă până la 28 februarie 2024, de la data limită pentru depunerea ofertelor menționată mai sus.
Pentru informații suplimentare, nu ezitați să contactați persoana responsabilă de organizare, la adresa de e-mail: vadim.banari@cntm.md sau telefon 078015936.

NOTĂ:
1. Ofertantul trebuie să examineze toate instrucțiunile, formularele, termenii și specificațiile din apelul pentru prezentarea ofertei. Necomunicarea tuturor informațiilor sau documentelor solicitate prin apelul pentru prezentare ofertei poate duce la respingerea acesteia.
2. Un ofertant potențial care necesită clarificări privind apelul pentru prezentarea ofertei va contacta în scris organizația la adresa specificată supra. A.O. „Consiliul Național al Tineretului din Moldova” va răspunde în scris oricărei solicitări de clarificare, cu condiția primirii unei astfel de cereri NU mai târziu de trei (3) zile calendaristice înainte de data limită de primire a ofertelor.
3. În orice moment înainte de termenul limită de prezentare a ofertelor, A.O. „Consiliul Național al Tineretului din Moldova” poate modifica apelul pentru prezentare ofertei prin emiterea unui amendament. Orice act adițional emis va face parte din apelul pentru prezentare ofertei. Documentul va fi comunicat în scris tuturor celor care au obținut invitația direct de la Cumpărător.
4. Ofertantul va suporta toate costurile aferente pregătirii și prezentării ofertei sale, iar A.O. „Consiliul Național al Tineretului din Moldova” nu va fi responsabilă pentru aceste costuri, indiferent de comportamentul sau rezultatul procesului de procurare.
5. A.O. „Consiliul Național al Tineretului din Moldova” își rezervă dreptul de a accepta sau de a respinge orice ofertă care nu corespund standardelor de calitate, de a anula procesul de procurare și de a respinge toate ofertele în orice moment înainte de atribuirea contractului, fără a-și asuma responsabilitatea față de ofertanți.

*Doar ofertanții selectați vor fi contactați.

*Evenimentul este realizat de Consiliului Naţional al Tineretului din Moldova cu sprijinul European Endowment for Democracy (EED). Conținutul său nu reflectă neapărat opinia oficială a EED.