Termeni de referință pentru achiziția biletelor de avion și cazare în afara țării



Termeni de referință pentru achiziția biletelor de avion și cazare în afara țării

 

Cererea de oferte publicată

2 martie 2023

Data limită pentru prezentarea ofertelor:

13 martie 2023, ora 23.59 (ora     Chișinău)

Perioada prestării serviciilor:

mai 2023

I.      Prezentare generală:

Context: La data de 1 februarie 2021 a fost dat startul proiectului: ”Societatea civilă contribuie la dezvoltarea economică incluzivă și durabilă a țării” finanțat de către Uniunea Europeană, reprezentată de către Comisia Europeană, prin intermediul Delegației Uniunii Europene în Republica Moldova și cofinanțat de Suedia, implementat de Fundația Est Europeană în parteneriat cu Centrul CONTACT și Asociația Businessului European.  

Scopul proiectului este de a contribui la dezvoltarea economică în Moldova prin implicarea activă a societății civile și a altor actori social-economici, în stimularea potențialului antreprenorial social. Proiectul își propune să sprijine și să dezvolte potențialul tinerilor antreprenori sociali, să promoveze incluziunea socială și implementarea politicilor naționale și locale în domeniul antreprenoriatului social. Una dintre activitățile proiectului presupune organizarea unei vizite de studiu în Spania, Barcelona, pentru un grup de 22 persoane: 15 întreprinderilor sociale și 7 reprezentanți ai organizatorilor, donatorilor și Ministerului Economiei.

II.    Obiectul achiziției:

În vederea realizării de succes a proiectului, Centrul CONTACT solicită oferte de preț pentru ::

  • Achiziționarea bilete de avion tur-retur – Chișinău, Republica Moldova – Barcelona, Spania-Chișinău, Republica Moldova în perioada 22-26 mai 2023;

  • Transfer aeroport-hotel-aeroport în Barcelona;

  • Servicii de transport local – chiria unui mijloc de transport pentru 5 zile, 25 persoane, care să asigure deplasarea participanților prin Barcelona, orientativ 100 km, preț per km;

  • Cazare în Barcelona – cazare pentru 4 nopți, în cameră dublă, cu asigurarea micului dejun în hotel, zonă ușor accesibilă a orașului - 22 persoane;

  • 1 Cină în restaurantului hotelului pentru 25 persoane;

  • Servicii de traducător 5 zile – Română-Spaniolă-Română, Rusă-Spaniolă-Rusă, preț per/zi;

III.      Sarcinile Prestatorului:

Ofertantul (în continuare - Prestator) urmează să efectueze în perioada mai 2023, următoarele:

  1. Să propună opțiuni de zbor pentru destinația stabilită de către Beneficiar. Soluțiile oferite de prestator trebuie să reprezinte cea mai convenabilă și rapidă modalitate de deplasare;

  2. Să soluționeze toate solicitările de călătorie/deplasare cu avionul în străinătate (clasa, categoria, ruta), precum și de cazare în străinătate (hoteluri de 3 sau 4 stele, mic dejun inclus, alte facilități acordate) în funcție de necesitățile Beneficiarului;

  3. Să rezerve și să emită biletele de zbor conform opțiunilor confirmate de către Beneficiar;

  4. Cazarea trebuie să fie într-un perimetru rezonabil față de destinația finală a persoanelor care efectuează deplasarea (pe o rază de maxim 5 km față de centru localității), cu asigurarea dejunului și unei cine în restaurantului hotelului pentru 25 persoane;

  5. Prestatorul trebuie să asigure transfer de la/la aeroport la locul de cazare/destinație. Nu se acceptă efectuarea deplasărilor în cazul unui grup cu aceeași destinație cu avioane/pe rute diferite, nici cazarea în locații diferite;

  6. Să furnizeze numere  de  telefon  pentru  asistența  de  urgență.  Asistența  pentru  situațiile neprevăzute va fi acordată 24 ore din 24, 7 zile din 7.

  7. În cazul anulării  unor  curse sau în cazul  altor  situații  neprevăzute,  prestatorul se  obligă  să găsească variante alternative de transport, în cel mai scurt timp posibil, astfel încât reprezentanții CONTACT să ajungă/revină la/de la locul și data convenită inițial. De asemenea, dacă în situațiile de mai sus, este imposibilă respectarea datei de începere a cazării, prestatorul se obligă să anunțe unitatea de cazare la care a făcut rezervare, astfel încât CONTACT să nu fie supusă la plata de penalități. Orice costuri suplimentare cauzate de neîndeplinirea de către Prestator a obligațiilor menționate mai sus vor fi suportate de către acesta din urmă;

  8. Să asigure transport pentru 5 zile, 25 persoane, care să asigure deplasarea participanților prin Barcelona, orientativ 100 km, preț per km;

  9. Servicii de traducător 5 zile – Română-Spaniolă-Română, Rusă-Spaniolă-Rusă, preț per/zi;

  10. Ofertanții vor preciza numele și datele de contact (telefon fix, telefon mobil, adresa de e-mail, etc.) ale persoanelor responsabile, care vor răspunde prioritar la solicitările COTNACT pentru informații.

IV. Metodologie de lucru

  1. Prestatorii vor transmite oferta de preț conform modelului din Anexa 1, prin e-mail în termenii prestabiliți;

  2. În ofertă se va preciza şi termenul limită de efectuare a rezervărilor, precum și de emitere a biletului de avion, voucher-ului de cazare, asigurărilor medicale, după caz.

V.   Oferta de participare la concurs

Oferta de participare la concurs va conține informație concisă (conform Anexei1), cu indicarea următoarelor:

  1. Date generale despre ofertant (denumirea, date de contact, site web, portofoliul de clienți și alte date relevante despre ofertant);

  2. Copia certificatului de înregistrare/ Extrasul din Registrul de stat al persoanelor juridice;

  3. Serviciile oferite (rezervare bilete de avion, rezervare hoteluri, organizare transferuri, traducere, asigurare medicală de călătorie, asistență de urgență, oferire discount etc.), cu indicarea termenelor de reacție / asistență / menținere a rezervărilor de bilete;

  4. Prețul pentru servicii va fi asigurat TVA0, actele confirmative, vor fi oferite prestatorului selectat.

VI.      Evaluarea și criteriile de selecție:

Prestatorii trebuie să întrunească următoarele criterii formale:

  • Să fie o entitate înregistrată în conformitate cu legislația Republicii Moldova, independentă și echidistantă;

  • Experiență în domeniu (minim 3 ani), probată prin portofoliul de clienți;

  • Termenul pentru menținerea rezervărilor biletelor de avion;

  • Asistență turistică 24/7 și în caz de urgență;

  • Discount la prețul biletului de avion. Dacă da, valoarea acestuia;

  • Disponibilitatea agenției de a face procurarea serviciilor fără plata în avans;

  • Livrarea documentelor la sediul CONTACT în caz de necesitate (constituie un avantaj);

VII. TERMEN LIMITĂ PENTRU DEPUNEREA OFERTEI

Ofertele vor fi expediate prin e-mail la: info.ong.contact@gmail.com până la data de 20 martie 2023, ora 23.59.

Pentru informații suplimentare: Liliana Porumb, Coordonatoare de proiect sau Anișoara Bezărău, Asistentă de proiect. Tel: 22233947, 068386664.

NOTĂ: Toți ofertanții care vor depune dosarele vor fi anunțați despre decizia cu privire la agențiile preselectate după finalizarea procesului de selecție.